Bouwen aan een effectief team? besteed aandacht aan de basis!
Er wordt wel eens gezegd; ‘we leven niet in een tijd van verandering, maar in een veranderend tijdperk.’ Maatschappelijke bewegingen en vraagstukken, maar ook bedrijfsrisico’s en kansen komen vaak binnen mum van tijd als een vulkaan tot uitbarsting. Of het nu gaat om een vluchtelingencrisis, Covid-19 of grotere structurele ontwikkeling als klimaatverandering en de transitie binnen het sociaal domein; Wij als samenleving verwachten dat de overheid altijd een passend antwoord heeft op deze, vaak, snel opkomende vraagstukken. En bedrijven dienen zich snel naar de nieuwe werkelijkheid aan te passen.
Iedere uitdaging (in welke branche of bedrijfstak dan ook) vraagt om inzet van effectieve teams, om te komen tot aansprekende resultaten of te kunnen reageren op een snel veranderende omgeving. Afgelopen jaren Heb ik mogen ervaren dat een aantal uitgangspunten van het Korps Mariniers, (waar ik meer dan 12 jaar werkzaam ben geweest) waardevol zijn om te komen tot de vorming van een effectief team. Die uitgangspunten zijn ook buiten het Korps Mariniers waardevol en toepasbaar gebleken. In deze blog ga ik in op vijf basis uitgangspunten van het Korps Mariniers die me afgelopen jaren geholpen hebben om, onder snel veranderende omstandigheden, effectief te kunnen werken met- en bouwen aan- effectieve teams.
Onderling vertrouwen
Als marinier leer je al vroeg in je opleiding dat vertrouwen een basisprincipe is om samen effectief te kunnen zijn. Vanaf dag 1 wordt aan dit vertrouwen in jouw ‘buddies’ gewerkt. Alles wat voor die tijd maakt tot wie je denkt te zijn, wordt je afgenomen, inclusief de wetenschap van wat je vannacht, laat staan over een uur, gaat doen. Het enige dat dan over blijft is het moeten kunnen vertrouwen op je buddies. Samen sta je immers sterk, zelfs onder de meest uitdagende en onzekere omstandigheden.
Bewustzijn over het te verwezenlijken (grotere) doel
Daarnaast wordt je geleerd te denk in ‘ 2 up’. Dit betekent dat er van iedereen verwacht wordt, niet alleen naar je eigen taken en verantwoordelijkheden te handelen, maar ook in lijn met wat (minimaal) 2 niveau’s hoger nagestreefd wordt. Verantwoordelijkheden worden daarbij zo laag mogelijk binnen de eenheden belegd. Een individuele marinier moet een zelfstandige afweging kunnen maken wanneer hij in Afghanistan in een dreigende situatie terecht komt. Ziet hij kans te de-escaleren, of moet hij actief handelen? En wat zijn daarvan de consequenties voor de missie op langere termijn in het grotere geheel van een operatie? Tal van keuzes met daarop volgende consequenties die de individuele marinier binnen een aantal seconden moet kunnen maken. Vooral het effect van een handeling op het grotere geheel is essentieel om daarbij af te wegen. Als iedere marinier zijn ‘eigen dingetje maar doet’ komt er niks van het grotere plan terecht.
Informatiedeling
Natuurlijk mooi gezegd dat je moet weten wat het uiteindelijke grotere doel is, maar wat is de context? Wie of wat creëert de dreigende situatie? Wat is überhaupt het grotere doel? Gaat het in de dreigende situatie van hierboven om een van de ‘ most-wanted’ terroristen? Zo ja, hoe moet die individuele marinier dat weten? Om effectief je werk te kunnen doen is het (breed!) delen en up to date houden van informatie, op een zo’n laag mogelijk niveau, van groot belang voor een succesvolle missie.
Mandaat
De marinier in de dreigende situatie moet, om te kunnen handelen, niet alleen weten maar ook écht voelen dat hij achteraf gesteund wordt in de keuze die hij daar op dat moment maakt(mandaat). Er is op zo’n moment immers geen leidinggevende waarmee in een ontspannen setting nog eens over de ‘voors –en tegens’ gesproken kan worden. Vertrouwen in het team, in zijn eigen afweging en vooral in de leiding van de operatie dat zij hem als individu zullen steunen in de keuze die hij op dat moment maakt. Andersom moet de leiding het vertrouwen hebben dat de individuele marinier die ingrijpende beslissing daadwerkelijk eigenstandig kan maken (loslaten in vertrouwen).
Eigenaarschap
Door het bouwen aan onderling vertrouwen, het bewustmaken van je rol in het grotere te verwezenlijken doel, gevoed met de juiste informatie en uitgerust met mandaat creëer je eigenaarschap. De individuele marinier voelt zich verantwoordelijk voor het resultaat van het team. Hij acht het belang van het team groter dan zijn persoonlijke belang en zal hier altijd naar handelen.
De praktijk
Grotere bedrijven, maar zeker de overheid zijn van oudsher niet ingericht om snel te kunnen anticiperen op maatschappelijke vraagstukken en ontwikkelingen die snel opkomen en beantwoord moeten worden. Zo zijn de meeste organisaties opgebouwd via; Beleidsopvattingen, werkgroepen, projecten, notities, voorstellen en besluiten, met vaak een door loop tijd van weken of zelfs maanden. Hoe groter daarbij de organisatie hoe langer de doorlooptijden. Laat staan als daarbij nog over grenzen van teams, afdeling of organisatie heen moet worden samengewerkt naar een gemeenschappelijk doel. Überhaupt is vaak de vraag of er wel een gemeenschappelijk doel gedefinieerd is en of iedereen dit doel (h)erkent.
De vraag op snel opkomende ontwikkeling wordt vaak beantwoord door middel van het inrichten van een projectstructuur, met projectleiders, Opdrachtgevers en opdrachtnemers waarbij vooral deverantwoording scherp wordt weggezet. Op papier prima, maar de praktijk is vaak toch dat gedurende het project er behoorlijk wat gedoe is over de duidelijkheid van de opdracht en taak, maar vooral is er in zo’n samengestelde club vaak gebrek aan vertrouwen in elkaar(team). Er is geen (of onvoldoende) sprake van een gezamenlijke doorleefde doelstelling, de informatiedeling is beperkt én er is onvoldoende mandaat en vertrouwen vanuit de top als het net even anders loopt dan wat de opdrachtnemer met de opdrachtgever besproken had. Het gewenste eigenaarschapblijft daardoor vaak uit. Het idee van ‘loslaten in vertrouwen’ blijft dan een mooie spreuk op een tegeltje aan de muur.
Besteed aandacht aan de 5 basis principes!
Een marinier moet je geen beleid laten schrijven, een beleidsmedewerker of systeemontwikkelaar moet je niet naar een oorlogsgebied sturen. Ieder is, binnen zijn eigen expertise, een specialist. Overheden en grote bedrijven kunnen echter wel leren hoe om te gaan met snel veranderende omstandigheden. En vooral met de teams die in deze omstandigheden het werk moeten doen.
Mijn advies; Besteed aandacht aan onderling vertrouwen, bewustzijn over het te verwezenlijken doel. Je creëert hierdoor eigenaarschap. Maak het mogelijk dat op een zo laag mogelijk niveau informatie wordt gedeeld die invloed kan hebben, of kan bij dragen aan het te behalen doel. En zorg uiteraard voor steun en mandaat vanuit directie en/of bestuur. Afgelopen jaren hebben deze 5 basis uitgangspunten de teams waarmee ik heb mogen werken enorm geholpen om in veranderende omstandigheden effectief samen te kunnen en blijven werken. Niets is uiteindelijk onmogelijk, als de basis maar klopt.
